Des questions ? Nous avons les réponses pour orchestrer votre événement l'esprit tranquille.
Trovi est une plateforme qui connecte organisateurs, exposants et chineurs en un seul écosystème. Pour les organisateurs, c'est un outil puissant pour centraliser la gestion de leurs événements, de leurs exposants et de leurs entrées. Pour les exposants, c'est une vitrine pour attirer plus de chineurs. Pour les chineurs, c'est le moyen de trouver les meilleures affaires près de chez eux. Tout le monde y gagne.
Moins de 5 minutes une fois votre bibliothèque d'exposants constituée. La première création peut prendre un peu plus de temps si vous saisissez vos exposants manuellement, mais notre service d'aide peut vous faire gagner un temps précieux (voir question 4).
Rien. L'inscription et l'utilisation de Trovi pour les organisateurs est 100% gratuite.
Notre modèle économique repose sur les exposants qui choisissent de passer à des formules payantes pour bénéficier de fonctionnalités avancées (mise en ligne d'articles, géolocalisation, visibilité accrue, etc.). Plus vous attirez d'exposants sur la plateforme, plus ils découvrent la valeur de l'application, et plus ils sont susceptibles d'adopter les niveaux supérieurs. C'est un cercle vertueux.
Vous avez plusieurs options :
Notre service gratuit : Envoyez-nous votre fichier (quel que soit son format) à createmylibrary@trovi.fr et nous compilons votre bibliothèque pour vous. Nous nous chargeons de tout structurer dans notre base de données. C'est 100% gratuit.
Cette bibliothèque devient votre répertoire personnel, réutilisable pour tous vos futurs événements.
Voici le flux complet :
Toutes les interactions se font via notre système de messagerie interne, centralisant toutes vos communications.
Une fois votre événement publié, il apparaît sur la carte interactive de Trovi.fr. Les exposants disposant d'un compte peuvent :
Dans leur demande, ils peuvent préciser la longueur d'emplacement souhaitée, leur heure d'arrivée prévue, et leurs besoins spécifiques (électricité, tables, proximité d'une sortie, etc.). Vous recevez leur demande dans votre liste d'attente et pouvez l'accepter ou la refuser.
Oui. Chaque demande vous montre :
Vous avez ainsi toutes les informations pour décider en connaissance de cause.
Aucun problème. Vous pouvez toujours l'ajouter à votre événement. Ces exposants sont marqués comme "détails à vérifier à l'entrée". Le jour J, vos contrôleurs d'accès peuvent les trouver par leur nom dans la base de données et valider leur entrée manuellement.
Note : Même sans l'application, l'exposant peut payer à l'entrée selon votre méthode préférée (espèces, chèques, carte). Le contrôleur enregistre simplement son arrivée manuellement dans le système.
Cependant, en voyant les exposants équipés de l'app attirer plus de chineurs (grâce à la géolocalisation et à la mise en ligne de leurs articles), ils seront naturellement incités à l'installer pour leurs prochains événements.
Oui, votre liste d'attente centralise toutes les demandes et invitations en attente. Une fois votre événement complet, les nouveaux exposants sont automatiquement placés sur cette liste. Si un exposant inscrit se désiste, vous pouvez envoyer une invitation à la personne suivante sur la liste d'attente en un clic.
Oui, le score de fiabilité de l'exposant s'affiche directement dans sa demande. Si un exposant a un historique de "no-shows" ou d'annulations fréquentes, vous pouvez choisir de ne pas l'accepter. C'est un outil puissant pour protéger la qualité de votre événement.
Oui, absolument. Vous gardez le contrôle total sur la manière dont vous souhaitez être payé. Dans les paramètres de votre événement, vous pouvez activer ou désactiver l'option "Paiement en ligne autorisé".
C'est vous qui décidez. Certains organisateurs préfèrent conserver leur système traditionnel, d'autres adoptent le paiement en ligne pour gagner du temps. Les deux options sont disponibles.
Vous avez le choix :
Important : Que l'exposant ait payé en ligne ou non, le contrôleur d'accès voit toutes les informations sur son écran lors du scan du QR code ou de la recherche par nom : réservation confirmée, options choisies (électricité, tables, etc.), et statut de paiement.
Oui. Si vous avez votre propre terminal de paiement (TPE), vous pouvez accepter les paiements par carte à l'entrée. Le paiement en ligne via Trovi est une option, pas une obligation. Vous restez libre d'utiliser vos propres méthodes de paiement.
Votre tableau de bord affiche en temps réel le statut de paiement de chaque exposant, quel que soit le mode de paiement choisi :
Si vous avez activé le paiement en ligne, vous voyez exactement combien a été payé et combien vous recevrez. Si vous ne l'avez pas activé, vous savez simplement quels exposants doivent encore payer à l'entrée.
Bien que nous vous recommandions de consulter la réglementation en vigueur, nous vous proposons un outil pour simplifier la collecte des documents courants comme la pièce d'identité ou l'attestation d'assurance. Vous pouvez définir dans les paramètres de votre événement quels documents sont obligatoires.
L'exposant devra les télécharger via l'application avant de recevoir son QR code d'entrée, ce qui vous évite de les vérifier le matin de l'événement. (La gestion des données personnelles via Trovi est conforme au RGPD).
Le Gatekeeper (ou contrôleur d'accès) est la personne responsable de la gestion des entrées le jour de l'événement. Il utilise sa propre application Trovi sur son smartphone pour scanner les QR codes des exposants ou rechercher leur nom. C'est lui qui valide l'entrée de chaque exposant en temps réel.
Aucun équipement spécial n'est requis - juste un smartphone avec l'application Trovi installée.
Le processus est simple et se fait en quelques clics :
Important : Vous pouvez gérer jusqu'à 5 Gatekeepers simultanément pour un même événement.
Le Gatekeeper a accès à une version limitée et ciblée des informations. Son écran affiche uniquement ce dont il a besoin pour faire son travail :
Ce qu'il ne voit PAS :
Le Gatekeeper a juste assez d'informations pour faire son travail efficacement, sans compromettre la confidentialité des données.
Oui. Le Gatekeeper peut à tout moment appuyer sur "Fermer la porte" dans son application. Cela bloque immédiatement toutes les entrées supplémentaires pour son poste. L'événement reste cependant visible et gérable par l'organisateur et les autres Gatekeepers.
C'est utile pour gérer les pics d'affluence, faire une pause, ou fermer l'accès à une heure précise.
Oui, jusqu'à 5 Gatekeepers peuvent opérer simultanément sur le même événement. Tous les scanners et validations sont synchronisés en temps réel.
Exemple concret :
L'organisateur voit en temps réel toutes les entrées sur son tableau de bord, quel que soit le Gatekeeper qui les a validées. Les Gatekeepers ne voient pas les entrées validées par leurs collègues, mais l'organisateur a une vue globale.
Non. Absolument aucun équipement spécifique n'est requis. Le Gatekeeper utilise simplement son propre smartphone (iOS ou Android) avec l'application Trovi installée et connectée. Le téléphone devient le lecteur de QR code et le transmetteur d'informations. Rien d'autre n'est nécessaire.
Oui. Si un Gatekeeper ne peut pas assurer son poste, vous pouvez fermer son accès depuis votre tableau de bord et ouvrir l'événement à un nouveau Gatekeeper disponible. Le nouveau Gatekeeper reprend immédiatement là où le précédent s'est arrêté. Toutes les entrées déjà validées restent enregistrées.
L'application Trovi est conçue pour fonctionner avec une synchronisation en temps réel lorsque la connexion est disponible. Si le Gatekeeper perd la connexion, il peut toujours scanner les QR codes (les données sont stockées localement) et valider les entrées. Dès que la connexion est rétablie, toutes les données sont automatiquement synchronisées avec le tableau de bord de l'organisateur.
Le jour de l'événement, vos Gatekeepers utilisent l'application Trovi en mode "Portique" :
Tout est tracé, que l'exposant ait l'application ou non.
Oui. Votre tableau de bord de supervision vous permet de suivre les arrivées en temps réel, heure par heure. Vous avez une vision claire du nombre d'exposants déjà sur place, des annulations et des éventuels "no-shows" à la fin de la session.
La plateforme dispose d'un système de messagerie interne. Pour les communications de masse (comme un report à cause de la météo), vous pouvez envoyer en un seul clic une notification qui sera diffusée simultanément par email, SMS et notification push dans l'application à tous vos exposants. Finis les messages individuels et les SMS interminables.
L'application permet aux chineurs de voir les articles mis en vente par les exposants. Si un chineur est intéressé par un article, il peut voir l'emplacement exact du stand grâce à la géolocalisation. Le système de messagerie interne facilite la communication directe entre exposants et organisateurs, et le contact sur place entre exposants et chineurs.
Absolument. Trovi est conforme au RGPD. Vos données sont hébergées de manière sécurisée, et tous les paiements sont traités via Stripe, une plateforme de paiement cryptée et internationalement reconnue pour sa fiabilité.
Ils restent dans votre "bibliothèque". Vous pouvez les consulter à tout moment. Notre algorithme leur attribue un score de fiabilité basé sur leur historique (no-shows, annulations, retards). Ainsi, vous saurez en un coup d'œil à qui vous avez affaire lors de vos prochains événements.
Après chaque événement, vous pouvez attribuer une note à chaque exposant. Notre algorithme calcule un score global qui prend en compte :
Les "no-shows" sont plus pénalisants que les annulations, ce qui encourage les exposants à communiquer en cas de problème. Ces notes sont visibles par tous les organisateurs, vous permettant de savoir en un coup d'œil à qui vous avez affaire.
Après l'événement, chaque exposant a la possibilité de laisser un avis et une note sur son expérience avec vous en tant qu'organisateur. Cela couvre des aspects comme la qualité de l'accueil, le respect des promesses (emplacement, services), et la clarté des informations avant l'événement. Cette note contribue à votre réputation sur la plateforme et apparaît aux exposants qui consultent vos futurs événements.
La transparence est au cœur de Trovi. Les exposants peuvent laisser un avis et une note sur les organisateurs, tout comme vous pouvez noter les exposants. Si un exposant estime que vous n'avez pas tenu vos engagements (emplacement promis non respecté, absence d'électricité alors que vous l'aviez proposé, etc.), il pourra vous attribuer une note négative. Cela vous encourage à tenir vos promesses et permet aux exposants de choisir les organisateurs les plus fiables.
Oui. Les exposants consultent votre profil avant de faire une demande de réservation. Ils voient votre note moyenne (basée sur les avis des exposants précédents), le nombre d'avis laissés, et la fiabilité de vos événements (annulations de dernière minute, etc.). C'est un gage de confiance qui vous encourage à offrir la meilleure expérience possible.
Une fois votre événement publié, il apparaît :
Les exposants ayant un compte et étant connectés reçoivent une notification leur indiquant que votre événement est désormais ouvert aux inscriptions (selon leurs préférences de localisation).
Oui, avec la fonction "Copier l'événement". Vous pouvez dupliquer l'événement en un clic avec toutes ses informations (tarifs, règlements, etc.), puis modifier ce que vous souhaitez avant de le republier. Un gain de temps considérable.
Votre tableau de bord post-événement vous offre un bilan complet :
Vous pouvez également voir quels exposants ont été les plus performants en termes d'engagement.
Notre équipe est là pour vous accompagner. Contactez-nous à support@trovi.fr ou utilisez le chat en ligne directement depuis votre tableau de bord.